Contrat

Assistant.e de direction

  • Direction : Secrétariat général
  • Titre du responsable : Secrétaire générale
  • Date de prise du poste : dès que possible
  • Adresse : 14 rue Gerty Archimède 75012 Paris

Arbitre expert et neutre, l’Autorité de régulation des communications électroniques et des postes veille à ce que les réseaux d’échanges internet, télécom fixes, mobiles et postaux se développent comme un « bien commun », c’est-à-dire qu’ils répondent à des exigences fortes en termes d’accessibilité, d’universalité, de performance, de neutralité, de confiance et de loyauté.

Qui sommes-nous ?

Les équipes de l’Arcep travaillent sur des dossiers aux enjeux variés : contribuer à la couverture numérique fixe et mobile du territoire, veiller à la neutralité de l’Internet, préparer l’arrivée de la 5G, développer des observatoires cartographiques, organiser des enchères, travailler sur l’Internet des objets…

Le Secrétariat général (SG) assure la mise en œuvre des moyens nécessaires au bon fonctionnement de l'Autorité pour l'accomplissement de ses missions.

Le secrétariat général est ainsi responsable :

- des ressources humaines et du dialogue social ;

- des moyens financiers et logistiques ;

- de la gestion des connaissances (documentation et pilotage budgétaire et administratif des études externes) ;

- des systèmes d'information ;

- de la communication interne.

Il analyse, en étroite relation avec les autres directions, les besoins prévisionnels de l'ensemble de ces moyens, en vue d'optimiser leur utilisation et d'accompagner les évolutions. Le secrétariat général est ainsi responsable de l'organisation des processus transverses (par exemple, processus de recrutement, capitalisation des connaissances, gestion du courrier) de l'Autorité au service du changement, conformément aux orientations définies par le président et la directrice générale.

Quelles seront vos missions ?

Le/la titulaire du poste est chargé.e :

1. Du secrétariat de direction ainsi que de ses quatre unités (RH, Finances, Systèmes d’information et Gestion de l’Information)

- gestion d’agendas, organisation de réunions et préparation des dossiers liés aux rendez-vous, entretiens et réunions du secrétariat général ; saisie et classement des documents, suivi de la transmission et de la validation interne des dossiers.

2. D’un appui transverse aux activités des unités du SG :

- pour la régie de recettes rattachée à l’unité finances : enregistrement quotidien des chèques adressés par les opérateurs, enregistrement centralisé des factures des fournisseurs et transmission aux services et en tant que de besoin, appui ponctuel aux travaux de facturation,

- pour l’unité ressources humaines : organisation de plannings (formations collectives par exemple),

- pour l’unité gestion de l’information : organisation logistique des petits déjeuners trimestriels d’information organisés par l’unité. Gestion, suivi et réception des abonnements à la presse quotidienne.

3. D’un appui à des processus transverses de l’Arcep :

- Gestion et de l’enregistrement du courrier sur l’application ELISE : Réception, tri et distribution du courrier entrant et des journaux ; réception des livraisons, plis et colis ; tri et envoi du courrier sortant ;

- Gestion du stock de fournitures courantes

- Réception des appels résiduels du service vocal interactif de l’Arcep (environ 10 appels par jour)

- Participation à l’organisation de l’arbre de Noël annuel

- Mise à jour et diffusion des supports de communication interne (trombinoscope, annuaire).

Qui êtes-vous ?

Le/la candidat.e :

- dispose de bonnes compétences rédactionnelles et maîtrise les outils bureautiques usuels (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet) ;

- dispose de très bonnes qualités relationnelles et d’une bonne capacité d’adaptation ;

- fait preuve d’organisation (régularité et ponctualité dans le travail), d’autonomie, d’initiative, de réactivité et de rigueur ;

- a des capacités d’écoute et de dialogue aussi bien vis-à-vis des équipes que des interlocuteurs externes ;

- présente une stabilité face aux urgences et une capacité à hiérarchiser les priorités, ainsi qu’un réel sens de la confidentialité et de la discrétion.

La maîtrise du logiciel ELISE serait un plus.

Contacts

La secrétaire générale: catherine.gallet-rybak(@)arcep.fr

Les ressources humaines : urh(@)arcep.fr

Le poste est à pourvoir par un fonctionnaire de catégorie B, sur la base d’un détachement sur contrat de trois ans ou par un contractuel sur la base d’un contrat public de trois ans renouvelable.

 


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